งานบทที่ 3

1. ขั้นตอนการประมวลผลข้อมูลด้วยเครื่องอิเล็กทรอนิคส์  แบ่งได้ 3วิธี ดังนี้
                1. ขั้นเตรียมข้อมูล

 เป็นการเตรียมข้อมูลเพื่อให้สะดวกต่อการประมวลผล ซึ่งมี 4 วิธี

                1.1 การลงรหัส

                1.2 การตรวจสอบ

                1.3 การจำแนก

                1.4 การบันทึกข้อมูลลงสื่อ 

 2.  ขั้นตอนการประมวลผล

                คือ เป็นการนำเอาโปรแกรมที่เขียนขึ้น  มาใช้เพื่อประมวลผลข้อมูลที่ได้เตรียมไว้และข้อมูลยังคงเก็บอยู่ในคอมพิวเตอร์ ซึ่งเป็นวิธีการผลิตสารสนเทศต่างๆ เช่น

                2.1 การคำนวณ

                2.2 การเรียงลำดับข้อมูล

                2.3 การสรุป

                2.4 การเปรียบเทียบ

3. ขั้นตอนการแสดงผลลัพธ์

เป็นขั้นตอนการเผยแพร่สารสนเทศให้กับผู้ใช้ในรูปแบบต่างๆ  อาจอยู่ในรูปแบบเอกสาร รายงาน การนำเสนอบนจอภาพ โดยการใช้คอมพิวเตอร์  เป็นต้น

2. โครงสร้างของข้อมูลตั้งแต่หน่วยที่เล็กที่สุดไปหาหน่วยที่ใหญ่ที่สุด
ในระบบคอมพิวเตอร์จะมีการจัดโครงสร้างข้อมูล (Data Structure) ซึ่งประกอบด้วยข้อมูลที่มีขนาดต่างกัน ดังนี้

1. บิต (Bit) เป็นหน่วยข้อมูลที่มีขนาดเล็กที่สุด ซึ่งเป็นข้อมูลที่เครื่องคอมพิวเตอร์สามารถเข้าใจและนำไปใช้งานได้ ได้แก่ เลข 0 และ เลข 1

2. ไบต์ (Byte) หรือ อักขระ (Character) ได้แก่ ตัวเลข หรือ ตัวอักษร หรือ สัญลักษณ์พิเศษ 1 ตัว เช่น 0,1…9,A, B,…Z ซึ่ง 1 ไบต์ จะเท่ากับ 8 บิต หรือ ตัวอักขระ 1 ตัว

3. ฟิลด์ (Flied) คือ อักขระ ตั้งแต่ 1 ตัวขึ้นไป รวมกันเป็น ฟิลด์ เช่น เลขประจำตัว ชื่อสกุล เป็นต้น

4. เรคคอร์ด (Record) คือ การนำเอาฟิลด์หลายฟิลด์และมีความสัมพันธ์มารวมกลุ่มกัน เช่น นักเรียนแต่ละคนจะมีข้อมูลที่เกี่ยวกับ ชื่อ สกุล อายุ เพศ เกรดเฉลี่ยฯลฯ โดยข้อมูลในลักษณะนี้คือ 1 เรคคอร์ดนั่นเอง

5. แฟ้มข้อมูล หรือ ไฟล์ ( Flies) คือ เรคคอร์ดหลายๆ เรคคอร์ดรวมกัน และเป็นเรื่องเดียวกัน
เช่น แฟ้มข้อมูลนักเรียนห้อง ม.1/1 จำนวน 50 คน ทุกคนจะมีข้อมูลเกี่ยวกับ ชื่อ สกุล เพศ อายุ เกรดเฉลี่ย ฯลฯ ซึ่งข้อมูลทั้งหมดนี้ของนักเรียนจำนวน 50 คนนี้ เรียกว่า แฟ้มข้อมูล

6. ฐานข้อมูล (Database) คือ การเก็บรวบรวมไฟล์หรือแฟ้มข้อมูลหลายๆ ไฟล์ที่เกี่ยวข้องมารวมกัน

3. ดิฉันได้นำเอาระบบฐานข้อมูลมาใช้ในงานของดังนี้

            สถานที่ทำงาน     สำนักงานบัญชี

                งานที่ทำ                                การบันทึกรายรับรายจ่ายของลูกค้ารวมถึงการดูแลข้อมูลเจ้าหนี้และลูกหนี้และอื่นๆ อีกมากมาย

                ตัวอย่างข้อมูลที่นำมาใช้ได้แก่

รายชื่อลูกค้าและเจ้าหนี้

1.             ชื่อ (บริษัท , ห้างหุ้นส่วน ,บุคคลธรรมดา

2.             ที่อยู่

3.             เบอร์โทร

4.             เลขประจำตัวผู้เสียภาษี

สินค้า – ยอดขายตามหมวดหมู่

5.             ลูกค้า – ยอดขายตามกลุ่มลูกค้า พื้นที่

6.             พนักงานขาย – ยอดขายตามทีมงาน พื้นที่

7.             ภายในบริษัท – ยอดขายตามสาขา, ตามภูมิภาค

8.             การทำ Cost Center, Profit Center

กลุ่มสินค้า

1.             วัสดุงานต้นทุน

2.             วัสดุงานบริหาร

3.             เครื่องมือเครื่องใช้

4.             วัสดุสิ้นเปลืองอื่น

ประโยชน์ต่อองค์กร

1.             ข้อมูลไม่ซับซ้อน

2.             มีความยืดหยุ่นและสามารถปรับให้สอดคล้องกับความต้องการใช้งาน

3.             ฐานข้อมูลรองรับงานทุกประเภท

4.ความแตกต่างระหว่างการประมวลผลข้อมูลแบบ Batch กับ realtime

การประมวลผลแบบทันที Realtime processingหมายถึง ระบบการประมวลผลข้อมูลที่ทำในทันทีที่ข้อมูลถูกส่งเข้า เพื่อให้ได้ผลลัพธ์ออกมาทันทีเพื่อจะได้สั่งการอย่างหนึ่งอย่างใดหรือควบคุมได้ เช่น การประมวลผลของเครื่องถอนเงินด่วนตามธนาคารต่าง ๆ (ATM) ซึ่งให้บริการการฝากถอน ทำให้ผู้ใช้บริการทราบผลในทันที เพราะเครื่องคอมพิวเตอร์จะตรวจสอบให้ในทันทีว่า รหัสถูกต้องหรือไม่ มีเงินพอหรือไม่ ฯ ถ้ามีพอ ก็สั่งปฏิบัติการ คือจ่ายเงินให้เลย การจองตั๋วเครื่องบิน ก็มีลักษณะเป็นแบบทันทีนี้เช่นกัน

ส่วนการประมวลผลที่ไม่ต้องทำทันที เรียกว่า "การประมวลผลเชิงกลุ่ม" (batch processing) หมายถึงการประมวลผลที่ทำต่อเนื่องกันไปตามลำดับ มีระบบปฏิบัติการเป็นตัวควบคุม การประมวลผลแบบนี้ มักจะเป็นงานใหญ่ ๆ จะต้องมีการรวบรวมข้อมูลให้เรียบร้อยก่อน จึงจะส่งเข้าประมวลผล คอมพิวเตอร์จะทำการประมวลผลให้ตามลำดับก่อนหลัง หรือลำดับความสำคัญ วิธีการนี้ประหยัดกว่า แต่ช้าและไม่ทันใจ ดู batch processing เปรียบเทียบ